تکالیف مؤدیان مالیاتی درخصوص نگهداری دفاتر و اسناد قانونی

 

ماده ۹۵ ق م م

 

طبق ماده ۹۵ قانون مالیاتهای مستقیم صاحبان مشاغل موضوع این فصل موظفند دفاتر و یا اسناد و مدارک حسب مورد را که با رعایت اصول و ضوابط مربوط از جمله اصول و ضوابط مربوط به تنظیم دفاتر تجاری موضوع قانون تجارت در خصوص تجار  و بازرگانان تنظیم می‌گردد برای تشخیص درآمد مشمول مالیات، نگهداری و اظهارنامه مالیاتی خود را بر اساس آنها تنظیم کنند.

 

آیین‌نامه اجرائی مربوط به نوع دفاتر، اسناد و مدارک و روشهای نگهداری:

 

بر اساس ماده ۶ آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیاتهای مستقیم مقررات مربوطه به شرح زیر است:

 

الف – صاحبان‌ مشاغلی‌ که‌ در گروه ‌اول‌ قرار ‌می‌گیرند‌ و ‌کلیه‌اشخاص‌حقوقی‌‌ مکلف‌به‌ نگهداری ‌دفاتر ‌روزنامه ‌و ‌کل ‌یا ‌سایر ‌دفـاتر ‌حسب ‌مورد ‌دستی ‌یا ‌ماشینی ‌(مکانیزه- الکترونیکی) متکی‌‌ به‌‌ اسناد‌ و‌ مدارک‌ با‌ رعایت‌ موارد‌ زیر‌ می‌باشند:

۱ – رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پان دهم ماه بعد به دفترکل منتقل گردد.

 

۲ – مؤدیانی که دفاتر دستی نگهداری می‌نمایند مو ظفند برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذیربط ثبت شده استفاده نمایند. در مواردی که دفاتر ثبت
شده مذکور در هر سال برای ثبت عملیات مالی مؤدیان تا پایان سال مالیاتی کفایت ننماید مجاز به استفاده از دفاتر ثبت شده طی همان سال می‌باشند.

 

۶ -مؤدیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی (نرم افزاری) جهت ثبت رویدادهای ماالی خود موظف هستند از نرم افزارهای مورد قبول که دارای ویژگیها معیارها و ضوابط اعلامی سازمان امور مالیاتی باشد استفاده نمایند. سازمان موظف است ویژگی ها معیارها و ضوابطی که نرم افزار باید دارا باشد را به اطلاع عموم برساند.

 

۱-۳ -استفاده از نرم افزارهای  قبلی تا مدت سه سال پس از لازم الاجرا شدن اصلاحیه قانون (۱۳۹۵/۰۱/۰۱) مجاز خواهد بود. استفاده از نرم افزارها بعد از مهلت مذکور منوط به مطابقت آن با ویژگیها،معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان امور مالیاتی  است.

 

مؤدیان مالیاتی مکلفند تا قبل از مطابقت نرم افزار مورد استفاده با ویژگیها معیارها و ضوابط اعلامی ازسوی سازمان حداقل ماهی یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین‌های الکترونیکی را در
دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفترکل منتقل نمایند.

 

در اجرای این بند سازمان می تواند به منظور بررسی انجام وظایف محوله از ظرفیت علمی و تخصصی اشخاص حقوقی دولتی و غیر دولتی استفاده نماید.

 

۴ -نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.

 

۵ -اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذیربط در صورت احراز خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد.

 

۶ -نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است مانند مواد گرافیت در دفاتر دستی ممنوع است.

 

۷-دفاتر و اسناد حسابداری می باید بر اساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر گردد.

 

۸-در مواردی که دفاتر موضوع این آئین نامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی و یا به عللی خارج از اختیار مؤدی از دسترس مؤدی خارج شود شخص صاحب دفاتر می باید از تاریخ وقوع این
امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جدید ثبت و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید تحریر کند و تأخیر تحریر عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

 

۹ -تأخیر تحریر دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدید التأسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز خواهد بود.

 

۱۱ -اشخاصی که دارای شعبه هستند موظفند با توجه به روشهای حسابداری مورد عمل خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر ثبت شده باشند حداقل سالی یک بار تا قبل
از بستن حسابها و در غیر این صورت عملیات هر ماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر شرکت مربوطه ثبت کنند.

 

۱۱-ثبت دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ ثبت هیچگونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد مجاز است.

 

۱۲-ارائه دفاتر سفید و نانویس در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب می شود.

 

۱۳ -مؤدیان موظف به نگهداری دفاتر باید نسبت به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست اداره امورمالیاتی ارائه نمایند. در مورد نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک بصورت ماشینی اطلاعات باید به همان قالب  (فرمتی) که تولید ارسال یا دریافت شده نگهداری شود.

 

ب- صاحبان مشاغلی که درگروه دوم قرار می گیرند مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد
خرید کالا و ارائه خدمات و دارایی و سایر اسناد هزینه های انجام شده را به تفکیک و به ترتیب تاریخ وقوع هریک از رویدادهای مالی نگهداری و صورت درآمد و هزینه خود را به صورت ماهانه در
چارچوب فرمهای مربوط تنظیم نمایند.

 

پ– صاحبان مشاغلی که درگروه سوم قرار می گیرند مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا و ارائه خدمات و سایراسناد هزینه‌های انجام شده را نگهداری و خلاصه درآمد و هزینه سالانه خود را به شرح فرم “خلاصه درآمد و هزینه سالانه مؤدیان گروه سوم” تنظیم نمایند.

 

ت- مؤدیانی که رویدادهای مالی خود را به صورت ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) ثبت و نگهداری مینمایند به استثنای مؤدیان گروه اول نیازی به ارائه دفاتر به صورت دستی ندارند.

 

نگهداری اسناد و مدارک حساب به صورت ماشینی یا دستی الزامی است.