موارد مهم آیین نامه تحریر دفاتر قانونی (دفتر روزنامه و دفتر کل)

 

دفاتر قانونی

 

دفاتر قانونی عبارتست از کلیه دفاتر روزنامه و کل جدا از یکدیگر  که قبل از ثبت هر گونه عملیات حسابداری در آنها , دفاتر روزنامه و کل مطابق مقررات از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و شرکتهای ذیربط امضاء و پلمپ گردیده و به فارسی تحریر گردد.

 

پلمپ دفاتر قانونی

 

دفتر روزنامه

 

دفتر روزنامه دفتری است که کلیه کسب و کارها اعم از اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش و بدهی‌ها و مطالبات و ظهرنویسی و هر گونه فعالیتی که ایجاد بدهی یا طلب نماید و نیز عملیات محاسباتی را به تاریخ وقوع و سایر عملیات را که طبق اصول حسابداری و عرف دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم صورتحساب سود و زیان و صورت وضعیت مالی (ترازنامه)  لازم است بلا استثناء به ترتیب در آن ثبت نمایند.

 

دفتر کل 

 

دفتری است که کلیه عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه برحسب سرفصل یا کدینگ حسابها (طبق نرم افزار) در صفحات مخصوص آن ثبت می شود به ترتیبی که در نهایت تنظیم صورتحساب سود و زیان و صورت وضعیت مالی (ترازنامه) از آن امکان پذیر باشد.

 

نکات مهم

 

نکته ۱- اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از پلمپ دفاتر قانونی در مراجع مذکور موجب بی اعتباری دفاتر نخواهد بود.

 

نکته ۲- ادارات اموراقتصادی و دارائی موظفند فهرست دفاتر ثبت و پلمپ شده واصله از اداره ثبت اسناد و پلمپ شده از ناحیه خود را به حوزه های مالیاتی مربوط ارسال نمایند. همچنین مودیان مالیاتی موظفند در اظهارنامه مالیاتی خود تعداد و نوع دفاتری که برای سال مالیاتی مورد رسیدگی پلمپ کرده اند و نیر کلیه دفاتر نانویس موجود ثبت و پلمپ شده سالهای قبل را ذکر نمایند.

همچنین ممیزین و رسیدگی کنندگان مالیاتی مکلفند پس از اطمینان از اینکه دفاتر قانونی مودی منحصر به دفاتر ابرازی است اقدام به رسیدگی‌های مالیاتی مربوطه نمایند.

 

نحوه تحریر و نگهداری دفاتر قانونی

 

مودیان مالیاتی (اشخاص حقوقی) که دفتر روزنامه و کل پلمپ و نگهداری می‌نمایند باید کلیه عملیات مالی، پولی و محاسباتی و مودیان مجاز به نگهداری دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه ) باید هرگونه درآمد و هزینه و خرید و فروش دارائیهای قابل استهلاک خود را طبق مقررات حسب مورد در دفاتر مربوطه خود ثبت نمایند .

حتی در صورتی که برای نگهداری حساب از ماشینهای مکانیکی یا الکترونیکی و کارتهای حساب استفاده کنند بایستی موضوعات مربوطه در دفتر روزنامه و کل ثبت گردند.

 

مودیان مالیاتی که از سیستمهای مکانیکی یا الکترونیکی استفاده می نمایند موظف هستند حداقل ماهی یکبار خلاصه اسناد داده شده به ماشینهای مکانیکی یا الکترونیکی (نرم افزارهای مالی) را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر ظرف مهلت تعیین شده (طبق قانون جدید ۱۰ روز) به دفتر کل منتقل نمایند.

علاوه بر موضوع فوق مودیان مالیاتی به منظور تسهیل رسیدگی باید روشها یا دستورالعملهای کار با نرم افزار مالی مربوطه و برنامه های آنرا در اختیار مأموران و ممیزان رسیدگی کننده قرار دهند.

 

وارسی کننده دفاتر حسابداری

 

موارد رد دفاتر قانونی چیست؟

 

الف – قلم زدن مندرجات دفاتر قانونی (روزنامه و کل) و نوشتن بین سطور و حاشیه آنها

 

ب – تراشیدن و پاک کردن مندرجات دفاتر قانونی (روزنامه و کل)

 

ج – محو یا ناپدیدکردن مندرجات دفاتر با رنگ یا جوهر یا هرگونه وسایل شیمیائی و نظایر آنها

 

د- جای سفید گذاشتن در هرصفحه بیش از حد معمول در دفاتر قانونی (روزنامه و کل) و همچنین سفیدماندن تمام یا یک یا چند صفحه از دفاتر روزنامه و مشاغل در اثناء عملیات – بستانکار شدن حسابهای نقدی و بانکی

 

نکته مهم– در مواردی که سفید ماندن تمام صفحه (دفتر روزنامه) یا قسمتی از صفحه (دفتر کل) در دفتر برای ثبت تراز افتتاحیه باشد و همچنین سفید ماندن زیر صفحات دفتر روزنامه و کل در آخر هر روز یا هرماه بشرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود به اعتبار دفاتر روزنامه و کل خللی وارد نمی‌کند.

 

جریمه موضوعات رد دفاتر قانونی در زمان قبولی دفاتر و اسناد و مدارک

 

موارد رد دفاتر قانونی در صورتی که دفاتر و اسناد و مدارک مودی مورد قبول مأموران تشخیص یا حسب مورد هیئت موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیاتهای مستقیم و یا هیئتهای حل اختلاف مالیاتی قرار گیرد, موجب تعلق جریمه می باشد