نکات مهم در تحریر دفاتر قانونی که بسیار مهم هستند و باید به آنها توجه خاصی داشت. از دغدغه هایی که حسابداران و دیگر افراد و مدیران، اشتباه در نوشتن دفتر قانونی است که با سهل انگاری، خستگی، بی تجربگی انرژی و زمان زیادی را صرف کنند. در این مقاله نکات مهی را در رابطه با این موارد نام می‌بریم تا به کار گیری از آنها بهترین نتیجه را دریافت کنید.
نکات دفتر نویسی در حسابداری
در صورتی که اشتباهی رخ داد، با خودکار قرمز بر روی آن خط بکشید و عبارت صحیح را با خودکار مشکی در بالای آن بنویسید.
نوشتن دفاتر با مداد و دیگر ابزارهایی که به آسانی قابل پاک شدن هستند، ممنوع می‌باشد. پس بهتر است با روان نویس مشکی و یا خودکار دفاتر نوشته شوند و به هیچ وجه نباید از لاک غلط گیر در آن استفاده شود.
دفاتر حتماً باید به صورت دستی نوشته شوند. (حتی با وجود نرم افزارهای حسابداری)
اگر در شرکت از نرم افزار مالی استفاده می‌کنید، خلاصه ای از عملیات ماهانه را تا پانزدهم ماه بعدی در دفاتر روزنامه ثبت کنید و به دفتر کل نیز انتقال دهید.
اعداد در سمت راست نوشته شوند.
کلیه عملیات و فعالیت ثبت شده در دفاتر روزنامه حداکثر تا پانزدهم ماه بعدی باید در دفتر کل ثبت شود.
انتهای حساب در دفتر کل و اسناد در دفاتر روزنامه با خط مورب بسته می‌شوند.
ثبت و ضبط رویدادهای مالی ۲ سال متوالی در یک دفتر کاملاً اشتباه و ممنوع می‌باشد.
تاخیر در ثبت دفاتر به تشخیص اداره مالیاتی اگر که به قصد سوءاستفاده نباشد، تنها تا ۱۵ روز مجاز است. همچنین تاخیر در ثبت برای تاسیس جدید شرکت تا ۳۰ روز پس از تاریخ تاسیس مجاز می‌باشد.
روی سطر باید بدون خط خوردگی و بدون اینکه سطری جا بماند، نوشته شود.
اولین سطر هر صفحه انتقال پذیر از صفحه قبلی و آخرین سطر هر صفحه نیز نقل به صفحه بعدی است.
آخرین سطر هر رویداد مالی مرتبط با نقل شماره اسناد حسابداری است.
شماره سریال سند حسابداری هر سال از شماره ۱ شروع می‌شود و تا پایان سال نیز ادامه دارد.
در هنگام ثبت آرتیکل اول باید حساب بدهکار و سپس حساب بستانکار ثبت شود.
جمع پایان هر صفحه بایستی به اول صفحه بعدی منتقل شود. پس در انتهای صفحات جمع ستون بدهکار و بستانکار مساوی باید باشد. فقط در شرایطی کل سند در یک صفحه ثبت نشود که به صفحه بعدی منتقل شده باشد و جمع بدهکار و بستانکار در آن صفحه نیز برابر نباشد.
دفاتر قانونی ۱ ماه پیش از پایان سال مالی به دست موسسات می‌رسند که باید پس از تکمیل شدن به سازمان امور مالیاتی تحویل داده شوند.
در جمع سطرها ۲ ردیف است که ردیف بالا مربوط به جمع صفحه و ردیف پایین نیز مربوط به صفحه قبل است.
افرادی که حساب‌های خودشان را در دفاتر مشترک روزنامه و دفاتر کل نگهداری میکنند وظیفه دارند برای ثبت عملیات دفتر کل را به صورت جداگانه نگهداری کنند.
گردش حساب بستانکار و بدهکار در دفاتر کل در آخر ثبت می‌شود و تفاضل حاصل این دو به عنوان مانده حساب در زیر عدد بزرگتر درج می‌شود که مانده در نهایت به ترازنامه انتقال می‌یابد.
موسساتی که دارای شعبه هستند باید با توجه به روش حسابداری خودشان، خلاصه عملیات شعب را در صورتی که دارای دفاتر پلمپ نباشند، دست کم سالی ۱ بار و در صورتی که دارای دفاتر پلمپ باشند هر ماه در دفاتر موسسه ثبت نمایند.
سفید گذاشتن یکی از سطرهای دفاتر روزنامه، درج نام حساب در بین سطرها، کشیدن خط جدا کننده آرتیکل‌ها میان خطوط عملی اشتباه و غیر مجاز است.
حتما باید روی سطر بنویسید و بدون هر گونه خط خوردگی باشد.
هیچ یک از سطرها از قلم نیوفتاده باشند.
از نوشتن مطالب غیر خوانا اجتناب کنید.
پیشنهاد برای مطالعه بیشتر: پلمپ دفاتر قانونی ۱۴۰۱
نکات مهم در نوشتن دفاتر قانونی حسابداری
در ابتدا باید پیش از تحریر دفاتر قانونی اقداماتی را انجام دهید:
- آشنایی با نحوه تعدیلات سنواتی
- شیوه استخراج سود انباشته سال جاری و منتقل کردن آن به سود انباشته درج شده در ترازنامه با ثبت دقیق طرف بستانکار و بدهکار
- محاسبه ثبت سود و زیان در اسناد بستن حساب موقت
- آشنایی کامل بر مانده گیری حساب ها مطابق طبقه بندی استاندارد کلیه حساب‌ها
- صدور اسناد حسابداری مربوط به عیدی و سنوات در اواخر سال
- آگاهی از طرف حساب بستانکار و بدهکار و دریافت تایدیه برای تطابق
- آشنایی کامل بر ساخت ذخایر کوتاه مدت و بلند مدت
بیشتر مطالعه کنید: “چگونه دفاتر قانونی بنویسیم“
کارهایی که باید در حین تحریر دفاتر قانونی انجام دهید:
ثبت و ضبط تمامی رویدادها مطابق گزارشات سیستمی. در مهلت زمان معین شده باید هر هفته با دقت تحریر دفاتر خود انجام دهید.
تهیه روکش اسناد و ضمیمه موارد مهم و مرتب سازی مدارک در زونکن:
پیش از ابلاغ کارشناس مالیاتی باید گزارشاتی را نیز آماده کنید:
- گزارشات موجودی انبار
- تراز کل و معین ۴ ستونی
- گزارش بدهکاران و بستانکاران
- زونکن صورت مغایرت بانکی به صورت ماهانه
علت اشتباه در دفتر نویسی
- کم تجربگی
- خطاب انسانی
- عجله داشتن
- نداشتن دانش کافی
- وجود خستگی
چنانچه با خواندن مقاله نکات مهم در تحریر دفاتر قانونی باز هم به مشکل برخورده اید و یا به هر دلیل دیگری قادر به انجام آن نیستید، می‌توانید با کمک موسسه حسابداری و مالی حسابا مشکل خود را در تحریر دفاتر قانونی برطرف کنید.
یک پاسخ
نکات جامع و کاربردی بود که تو کمتر کتابی بهش اشاره شده???