تنخواه گردان حسابداری، تنخواه دار و همچنین مواردی که مربوط به آن می شود را به طور کلی در این مقاله شرح می دهیم. در ادامه با شرکت حسابداری حسابا همراه باشید.
تنخواه گردان چیست ؟
تنخواه گردان حسابداری با عنوان (Imprest Funds) شناخته شده است. وجه نقدی است که برای استفاده در پرداخت هزینه های جانبی کنار و نگهداری می شود. این وجه نقد به پرسنل شرکت داده می شود که یکی از وظایف این پرسنل نگهداری اسناد مثبته مبنی بر پرداخت صورت رسید و قبض است. این شخص بایستی مبالغ کمی را هم که پرداخت می شود را مدارک را نگه دارد. زیرا در پایان دوره مالی حتی هزینه های جزیی در تعداد بالا با یکدیگر جمع می شوند و در نهایت هزینه بسیاری را تشکیل می دهند. رسیدهای تنخواه پس از تحویل به حسابداری می بایست توسط مدیریت قسمت حسابداری و مدیر تنخواه امضا شود.
نکته: تنخواه می بایست در حسابی قرار بگیرد که به ثبت حسابداری شرکت رسیده است.
در حقیقت تنخواه گردانی مجموعه عملیاتی است که مسئول مربوطه با استفاده از تنخواه آن را انجام می دهد. که در ادامه به تشریح تنخواه دار میپردازیم.
اهداف تنخواه حسابداری
- کاهش حجم عملیات های پرداخت حسابداری: هر چقدر پرداخت های شرکتی به سمت پرداخت های بانکی و یا صندوق شرکت جلو برود، سرعت در پرداخت کاهش میابد.
- کنترل وجه نقد در مجموعه: برای هزینه های نقدی و جزیی شرکت، امری مهم می باشد که مدیریت آن با تنخواه آسان خواهد شد.
- پرداخت آسان هزینه ها: با تنخواه می توان هزینه های جاری و همچنین جزیی شرکت را با دقت بیشتری انجام دارد. همچنین در بعضی مواقع می توان از این شخص برای پرداخت هزینه های ضروری که دسترسی به بانک برای پرداخت وجود ندارد، استفاده کافی کرد.
پیشنهاد برای کسب اطلاعات بیشتر: حسابداری تلفیقی
تنخواه گردان با صندوق چه تفاوتی دارد؟
در واقع می توان گفت ماهیت صندوق با حساب تنخواه گردان مشابه است اما در این بین تفاوت هایی نیز وجود دارد. مثلاً پرداخت هایی که از طریق حساب صندوق انجام می شود، حتماً به صورت روزانه باید ثبت شوند. ولی پرداخت هایی که از حساب تنخواه انجام می شود باید در هنگامی که هزینه ها واریز می شوند، ثبت گردند.
همچنین وجه نقدی که در حساب صندوق نگهداری می شود برخلاف حساب تنخواه در اختیار شخصی است که مسئول خرید نیست. از صندوق در شرکت هایی استفاده می شود که در عملیات جاری آن ها دریافت و پرداخت نقد موردنیاز است و اما حساب تنخواه که برای پرداخت های دنباله دار شرکت ها در پروسه زمانی مشخص می باشد. برخلاف حساب تنخواه، در حساب صندوق محدودیتی بایت سقف مجاز نیست. یعنی دارای توسط مدیر سقف مجازی با توجه به آیین نامه داخلی شرکت و هزینه ها تعیین نخواهد شد.
پرداخت و دریافت صندوق باید بر تاییدیه مدیران شرکت انجام بپذیرد این درحالی است که پرداخت تنخواه با توجه به آیین نامه های آن شرکت صورت می گیرد که به ازای هر صورت حساب تنخواه یکبار تاییدیه دریافت می شود که شامل هزینه های متعددی است. حساب تنخواه در طی یک پروسه زمانی با توجه به تمام شدن بودجه حساب تنخواه گردان مجدد شارژ خواهد شد و این امر در حساب صندوق اتفاق نمی افتد.
انواع تنخواه گردان
- متاع گردان خزانه: مطابق ماده ۲۴ قانون محاسبات عمومی، وجوهی که در آغاز سال مالی برای انجام هزینه های ضروری دستگاه های اجرایی کشورنیازاست به وسیله بانک مرکزی از محل اعتبارات مصوب دراختیار خزانه داری کل قرار می گیرد که در پایان سال پرداخت خواهد شد.
- تنخواه گردان استان: مطابق ماده ۲۵ قانون محاسبات عمومی، وجوهی که خزانه داری کل از محل تنخواه خزانه در آغاز هر سال مالی به حساب خزانه معین استان پرداخت می کند.
- متاع گردان حسابداری: براساس ماده ۲۶ قانون محاسبات عمومی، وجوهی که به وسیله خزانه معین استان از محل تنخواه استان برای پرداخت هزینه های ضروری دستگاه اجرایی استان به شکل غیرقطعی در وجه ذیحساب دستگاه اجرایی پرداخت می شود.
- تنخواه گردان پرداخت: طبق ماده ۲۷ قانون محاسبات عمومی، وجهی می باشد که از محل تنخواه حسابداری برای انجام هزینه های ضروری توسط ذیحساب دستگاه اجرایی دراختیارعامل قرار می گیرد که باید در پایان سال مالی مانده ی آن تصویه گردد.
تنخواه دار کیست؟
فردی است که مبلغ مشخصی به عنوان تنخواه در اختیار او قرار می گیرد. تنخواه دار باید فردی پایبند و مورد اعتماد باشد و بتواند از منبعی که تحت عنوان تنخواه در اختیار او قرار گرفته است، برای منافع امور مالی شرکت انجام و استفاده شود. منابع مالی که در حساب تنخواه می باشد فقط باید جهت امور مالی مربوط به شرکت مورد استفاده قرار بگیرد. پس در نتیجه نمی توان از آن برای منافع شخصی استفاده نمود. این فرد بهتر است مورد تایید هیات مدیره باشد چرا که شغل تنخواه دار در شرکت ها بزرگ یک شغل مهمی به حساب می آید.
اغلب شرکت ها و موسسات برای هزینه های نقدی شرکت در صورتی که امکان پرداخت آن ها با چک و غیرنقدی وجود ندارد، تنخواه در نظر می گیرند. یعنی از تنخواه برای منافع شرکت استفاده می شود و هر وجه نقدی که از تنخواه شرکت پرداخت می شود می بایست دارای مدارکی باشد. این مدارک مشخص می کند چه مقدار وجه برای دریافت چه نوع خدماتی پرداخت شده است. مدارک مربوط به تنخواه بعد از امضا توسط مدیرعامل شرکت و مدیر مالی در دفتر بایگانی شرکت و همچنین حساب تنخواه ثبت خواهد شد.
وظایف تنخواه گردان
- داشتن نظم در تنظیم لیست
- تحویل لیست هزینه ها در زمان معین شده به واحد حسابداری
- دریافت وجه موردنیاز و همجنین تحویل رسیدهای مورد نیاز
- تسلط کافی نسبت به آیین نامه ها
- انجام هزینه های عمرانی در پروژه ها بر اساس دستورالعمل هایی که به او ارائه شده
- دریافت فاکتورهای رسمی از فروشندگان (بابت هزینه هایی که با استفاده از تنخواه برای شرکت انجام شده)
انواع روش های ثبت تنخواه گردان
تنخواه نوعی دارایی است که مانند حساب صندوق می باشد. هنگامی که این حساب بدهکار شود مبلغ آن افزایش میابد و با بستنکار آن مبلغ حساب تنخواه گردان کاهش پیدا می کند. به همین دلیل ۴ روش ثبت برای آن وجود دارد که به صورت زیر است:
- ثبت تنخواه گردان تعهدی: برای یک نسخه اسناد مثبته با هر مبلغ قسمتی از آن پرداخت شده و یا هیچ پرداختی انجام نشده باشد.
- ثبت تنخواه گردان نقدی: نوعی تنخواه گردانی است که برای یک نسخه مدارک مثبته با هر مبلغ پرداخت آن صورت گرفته باشد.
- درج تنخواه گردان ثابت: در این روش باید هرماه وجه ثابت برای هزینه های شرکت در حساب تنخواه قرار بگیرد. همچنین حساب تنخواه گردان در زمان پرداخت وجه اولیه بدهکارمی شود و تا هر زمان که تنخواه باقی برقرار باشد بدون تغییر خواهد ماند.
- ثبت تنخواه گردان متغیر: یک سقف برای مبلغ تنخواه مشخص می شود و در حساب تنخواه ثبت می شود که در پایان دوره، رسیدهای پرداخت و اسناد پرداختی ها با مبلغ باقی مانده به حسابدار تحویل داده خواهد شد.
توصیه می‌کنیم مقاله حسابداری دارایی نامشهود را مطالعه کنید.
فرآیند ثبت در تنخواه گردان به چه صورت است؟
- افتتاح حساب تنخواه گردان
- ثبت هزینه تنخواه گردان
- ترمیم حساب تنخواه گردان
- بستن حساب تنخواه گردان
