کدینگ حسابداری چیست

کدینگ حسابداری در واقع نوعی دسته بندی حساب در حسابداری است. حساب هایی که بسته به نوع و حجم عملیات مالی در چندی سطح تعریف میشوند. هر مجموعه از عملیات هم دارای کد است که حسابداران با استفاده از این کدها ثبا عملیات حسابداری را به طور کاملاً صحیح و دقیق انجام می‌دهند. کدینگ در تعریف ساده به معنی شماره گذاری بوده و ترکیب آن حسابداری باعث شده که حساب ها را در حسابداری کدگذاری کنیم!

بدهی، دارایی و سرمایه از اصلی ترین موارد در حسابداری می‌باشند که در طراحی سیستم حسابداری باید به اجزای ریزتری تبدیل بشوند. کدینگ باید طوری طراحی شود که استاندارد و پایه های حسابدار فسخ نکند.

به مفهوم دیگر کدینگ یا کدگذاری در حسابداری یعنی فرآیند احتصاص دادم اعداد یا حروف به داده ها برای ایجاد یک پایگاه داده با جستجوی سریع. نکته مهم این است که تمام کدهای حسابداری یکسان نیتسند و هر شرکت حسابداری با توجه به کسب و کار امکان دارد سیستم کدگذاری را متناسب با نیازهای سازمانی ایجاد کند.

اهداف کدینگ در حسابداری چیست ؟

• کدینگ حسابدارd موجب استاندارد سازی عملیات مالی و یکپارچه سازی آنها طبق یک فرمت خاص است.
• به ثبت رویداد مالی و سرعت و دقت در پردازش رویدادهای مالی کمک فراوانی میکند که موجب میشود خطای انسانی در تیم حسابداری کاهش یابد.
• به تهیه و بررسی گزارشات مالی و صورت معاملات فصلی کمک میکند که این امر باعث میشود سرعت و دقت بیشتر با جرئیات بسیاری به وجود بیاید.
• تجزیه و تحلیل بررسی های مالی برای سرمایه گذاری و محاسبه میزان دارایی راحت‌تر انجام خواهد شد و همچنین قدرت تصمیم گیری هم بهبود میا‌بد.

انواع کدینگ حسابداری

کدینگ حفظی

حسابداری در این نوع کدینگ به صورت مخفف استفاده خواهد شد که برای به خاطر سپاردن آسانتر انجام می‌شود. به عنوان نمونه به حساب های دریافتنی کد “ح-د” استفاده می‌شود که حرف اول حساب‌هاست.

کدینگ حسابداری متوالی

 این کدینگ به کدینگ سریالی و یا کدینگ پی در پی هم نامیده می‌شود که کلیه اطلاعات توسط اعداد به صورت پشت سر هم کدگذاری خواهد شد.

کدینگ حسابداری سلسه مراتبی

این نوع کدینگ ترتیب منطقی را دنبال میکند که قابل توسعه هم هستند. زیرا در تعداد داده و کالا و حساب محدودیتی وجود ندارد. روش کدینگ سلسله مراتبی یک روش پیشرفته است که از ترکیب روش های حفظی و متوالی استفاده می‌شود. حسابداران با استفاده از این کدینگ می‌توانند انواع متعددی از ردیف های اطلاعات را کدگذاری کنند. به طوری که برای هر دسته از محصولات و حسابها یک کد مخصوص در نظر گرفته خواهد شد. این روش یک روش منطقی برای کدینگ محسوب می‌شود.

کدینگ حسابداری توده ای

این روش مورد استفاده در یک دوره مالی است که معین اعدادی به یک حساب معین اختصاص داده خواهد شد. زمانی این نوع کدینگ مورد استفاده قرار خواهد گرفت که از اعداد برای تعریف اصطلاحات عمومی حسابداری بخواهد استفاده کنید.  اکثراً از این کدگذاری برای تفکیک محصولات استفاده می‌شود. یک ساختار منطقی برای طبقه بندی موعاتی است که میتوان از آن برای تفکیک حساب و مشتریان بهره برد.

کدینگ حسابداری وجهی

سیستم کد گذاری داده در این روش قراردادی بوده که هر عدد هم به یک حساب اختصاص دارد. حسابداران در این روش با استفاده ترکیب اعداد و حروف به تفکیک و طبقه بندی محصولات و حساب ها اقدام میکنند. هر وجه هم یک بلاک حساب می‌شود.

سطوح استاندارد کدینگ حسابداری

سطح حساب ها: عناوین حسابها هستند که در تنظیم گزارشات، صورتهای مالی در نظر گرفته می شوند. سطح حساب ها، حساب های اصلی میباشند که دسته بندی ها طبق این موضوع شکل می‌گیرند. این سطح برای اداره مالیات و اداره دارایی اهمیت بسیاری دارد.

سطح کل: متصدی حسابهایی میباشند که دفاتر مالی به خصوص، تنظیم گزارشات و صورتهای مالی در نظر گفته می شوند. عموماً فعالیت های شرکتها از اجزای اصلی این سطح می‌باشند.

سطح معین: این سطح برای جداسازی حساب های کلی مشخص کردن آنهاست. این سطح نشان دهنده درآمدها و هزینه هاست که برای گزارش گیری ها هم دارای اهمیت بسیاری است.

سطح تفصیلی: شامل حساب اشخاص، ثبت هزینه ها، ثبت محاسبات و دیگر موارد است. در این سطح متناسب با ساختار شرکت ها میتوان به صورت انحصاری طراحی شوند.

سطح تفصیلی شناور: در صورتی که سیستم کد گذاری حساب تفصیلی به یک حساب معین متصل باشد، آن حساب تفصیلی استاندارد محسوب میشود و در غیر اینصورت شناور نامیده می‌شود.

بیشتر بخوانید: حسابرسی صورت های مالی

در کدینگ هر حساب معین زیر گروه یک حساب کل است و هر حساب تفصیلی غیر شناور به یک حساب معین مرتبط است.

تفاوت کدینگ جدید و قدیم

کدینگ های حسابداری طبق صورت های مالی کدگذاری انجام می شود که در صورتهای مالی قدیم، اول حساب های دائم که قابلیت نقد شوندگی زیادی داشته باشند در اول کد قرار می‌گرفتند که به ترتیب حساب سود و زیان و در آخر حساب انتظامی قرار داشته اند. ولیکن در صورتهای مالی جدید نحوه گزارش صورتهای مالی تغییر یافته است. بدین صورت که فعالیت هایی که نقد شوندگی کمتری دارند در اولین کدها جای می‌گیرند.

مراحل کدینگ حسابداری

۱.     تعیین گروه های حساب اصلی کد

۲.     گروه های حساب را به حساب کل تقسیم میکنیم

۳.     برای حساب های کل کدینگ درختی باید انجام شود

۴.     کدینگ سرفصل های معین انجام خواهد شد

کدینگ دارایی‌ های جاری

دارایی های جاری مجموعاً شامل موجودی نقدی و بانک، حساب، اسناد دریافتی تجاری، سرمایه گذاری کوتاه مدت، اسناد دریافتی، موجودی کالا و مواد، سپرده ها است که عموماً نزد افراد هستند و باید هر کد به خصوصی به آنها تعلق بگیرد.

کدینگ دارایی های غیرجاری

دارایی‌ ثابت مشهود، استهلاک انباشته دارایی‌ ثابت مشهود، دارایی‌ در جریان تکیمل، دارایی‌ نامشهود، سرمایه‌گذاری‌ بلند مدت و  … از جمله دارایی های غیرجاری محسوب می‌شوند.

کدینگ بدهی های جاری

در قسمت بدهی جاری، حساب ‌ها و اسناد پرداختنی تجاری، اسناد پرداختنی، سفارشات و پیش دریافت ‌ها، ذخیره مالیات، سود سهام پرداختنی، سپرده‌ های پرداختنی، اعتبارات مالی دریافتنی کوتاه مدت قرار خواهد گرفت.

بیشتر بخوانید: ثبت اسناد حسابداری

انواع کد در کدینگ حسابداری

کد عددی

• تنها عدد استفاده میشود.
• کاربرد بسیاری در میان انواع کدها را دارد.
• تایپ آنها آسان تر است.
• سرعت تبادل بالایی نسبت به سایر کدها دارد.

کد حرفی

• تنها از حرف استفاده می شود.
• به ۲ زبان فارسی و انگلیسی نوشته می‌شود.
• طول کدها کم است.
• تعداد حروف زیادتر نسبت به تعداد اعداد برای کدگذاری وجود دارد.

کد حرفی – عددی

• از ترکیب حروف و عدد استفاده میشود.
• انعطاف کد بالا است.
• از حروف الفبا برای شناسایی اجناس و از اعداد برای مشخصات فرعی استفاده خواهد شد.

کد با علائم خاص

علائمی مانند ∆ ، ⃝ ،  □، ◊ ، ⌂ و … که برای نمودارها و اشکال مورد استفاده قرار می‌گیرند.