در این مقاله ما قصد داریم به حسابداران و دیگر افراد بگوییم سند حسابداری چیست و آموزش ثبت اسناد حسابداری را به طور کامل شرح دهیم. ثبت اسناد از جمله انواع خدمات حسابداری در تهران در شرکت حسابداری حسابا می باشد.
ثبت اسناد حسابداری در واقع از اصلی ترین و مهم ترین قسمت در سیستم حسابداری می باشد، که بسیار حائز اهمیت است. به مفهوم ساده می توانیم بگوییم در حسابداری کلیه رویداد و پیشامدهای مالی در برگه هایی به نام “سند” ثبت می شوند. ثبت اسناد حسابداری برای پیشگیری از تغییرات و دستکاری ها در اسناد حسابداری استفاده می شوند. همچنین ناگفته نماند که نگهداری از اطلاعات مالی سازمان ها و شرکت ها، دارای اهمیت خاصی است. پس می توان گفت یکی از ابزارهای مهم و ویژه برای نگهداری و حفاظت اطلاعات مالی، اسناد حسابداری است.
رویدادهای مالی
رویداد مالی در حقیقت پیشامدی است که سبب تغییر در بدهی، دارایی، حقوق مالکانه واحد اقتصادی می گردد.
این رویدادها حاوی موارد ذیل هستند:
- خرید مواد اولیه، کالا، خدمات
- فروش کالا، محصولات تولید شده، خدمات
- دریافت و پرداخت
اجزای سند حسابداری
- شماره سند
- تاریخ سند
- نوع سند
- توضیح سند
- ستون توضیح یا شرح + نام حساب
- ستون بدهکار و ستون بستانکار
- بخشی برای نمایش مقدار کل بدهکاری و کل مبلغ بستانکار
- بخشی برای ثبت نام تکمیل کننده اسناد
انواع وضعیت اسناد حسابداری
اسناد حسابداری وضعیت موقت: اسنادی هستند که به ثبت رسیده اند. ولی می توان آن ها تغییر داد و مواردی را بازسازی کرد.
اسناد حسابداری وضعیت دائم: اسنادی می باشند که به ثبت رسیده اند و نمی توان آن ها را تصحیح یا حذف کرد.
انواع دفاتر حسابداری برای ثبت رویدادهای مالی
اصولاً کلیه رویدادهای مالی و ثبت سند حسابداری که برای آن ها تنظیم می‌شود، در دفاتر حسابداری به ثبت خواهند رسید.
به همین دلیل این دفاتر به دو قسمت تقسیم می شوند
دفاتر حسابداری رسمی: این نوع دفتر متشکل است از دفتر کل و دفتر روزنامه.
دفاتر غیر رسمی: در حقیقت دفتری است برای کمک به انجام امور حسابداری مانند دفتر معین.
در مقاله تحریر دفاتر حسابداری تمام موارد مربوط به دفاتر حسابداری را توضیح داده ایم. پیشنهاد می کنیم آن را مطالعه کنید، تا اطلاعات بیشتری در این موارد به دست بیاورید.
انواع اسناد حسابداری
سند حسابداری ساده: سندی ساده به حساب می آید که تنها ۲ آرتیکل (بند) داشته باشد. اگر بخواهیم گسترده تر شرح دهیم یعنی اینکه، یک ثبت در سمت بدهکار و یک ثبت در سمت بستانکار وارد می شد. پس یعنی تماماً ۲ ثبت می باشد.
سند حسابداری مرکب: سندی که دارای چند آرتیکل (بند) باشد، سند حسابداری مرکب نامیده می شود. یعنی چند ثبت در سمت بدهکار و چند ثبت در سمت بستانکار وجود داشته باشد.
سند افتتاحیه: در آغاز دوره مالی برای ثبت سند در ابندای دوره و همچنین انتقال اسناد دوره مالی سال پیشین افتتاح می گردد.
مدرک یا سند عادی: در آن رویداد و پیشامدهای جاری ثبت و نگهداری می شود.
سند سیستمی: از قسمت های خودکار و اتوماتیک سیستم خارج می گردد. همانند: سند فاکتور خرید و فروش، تمام اطلاعات آن به طور اتوماتیک و سیستمی گزارش می شود.
سند اختتامیه: در پایان دوره مالی برای بستن حساب استفاده می شود.
سند سود و زیان: برای بستن حساب های موقت استفاده می شود و یکی از مهم ترین اسناد حسابداری است.
مدرک و سند حسابداری دستی: اسنادی است که فرم و فرمت آن ها به صورت چاپی است که حسابدار به صورت دستی اطلاعات آن ها را وارد می نماید. البته که در حال حاظر از این سند استفاده کمی می شود.
سند حسابداری کامپیوتری: کلیه فرمت ها نرم افزارهای حسابداری طراحی شده اند که حسابدار اطلاعات را وارد فرمت طراحی شده می کند. پس تمام گزارش ها و امور به طور رایانه ای انجام می شود که امروزه اکثراً از این شیوه استفاده می کنند.
اسناد و مدارک مثبته: اسناد و مدارک مثبته رویداد مالی را نشان می دهد. با استفاده از این اسناد می توان رویدادهای مالی را شناسایی، اندازه گیری و ثبت نمود. با شناسایی اسناد و مدارک مثبته می توان نوع رویداد مالی و زمان وقوع آن را پیدا کرد. همچنین با اندازه گیری این مدارک می توان معادل ریالی موثر بر رویدادهای مالی بر بدهی، دارایی، حقوق مالکانه را معین کرد. در نتیجه این اندازه گیری ها با استفاده از این چنین اطلاعات می توان آن ها را ثبت و ضبط کرد.
اهداف ثبت سند حسابداری و رویداد مالی
با ثبت این اسناد می توان از یاد بردن عملیات را جلوگیری کرد. همچنین گزارش های حسابداری را می توان تهیه و تنظیم نمود. به همین دلیل در کلیه شرکت ها و سازمان ها تمام مدارک مالی را برای پیشگیری از ناپدید شدن، از بین رفتن و مهم تر از این ها، جهت جلوگیری از دستکاری از آن نگهداری می کنند.
کلیه امور مربوط به مالیات شرکت ها مانند مالیات بر ارزش افزوده، صورت های مالی و دیگر موارد با توجه به اسناد حسابداری ثبت شده انجام می پذیرد. بنابراین چنانچه در ثبت اسناد کاستی وجود داشته باشد، شرکت باید جرایم مالی زیادی را تقبل کند.
همانطور که در ابتدا گفتیم، ثبت اسناد حسابداری و رویدادهای مالی از اصلی ترین امور حسابداری به حساب می آیند. چنانچه ثبت اسناد به صورت اصولی و دقیق، سر فرصت و به موقع انجام نپذیرد، می تواند مشکلات مهمی را به وجود بیاورد و به مرور زمان کلیه امور حسابداری ناپایدار شوند. در نتیجه از مهم ترین اهداف انجام ثبت اسناد حسابداری، جمع آوری و به وجود آوردن نظم در اسناد مالی می باشد.
از دیگر اهداف ثبت سند حسابداری عبارت است از ممانعت از تغیر و دستکاری در این اسناد مهم. زیرا هرگونه تغییر در اطلاعات باعث بروز مشکلاتی می شود و با ثبت سند می توان از مفقود شدن این اطلاعات جلوگیری به عمل آورد. پس با به ثبت نرساندن اسناد حسابداری ممکن است در امور مالیاتی یک شرکت، سازمان و یا کسب و کار مشکلی پدید بیاید.
در هنگام ثبت سند حسابداری چه اطلاعاتی ضروری است؟
- مشخص بودن تاریخ صحیح و دقیق رویداد مالی
- شماره گذاری دفاتر قانونی
- مشخص بودن عنوان و نوع حساب
- شرح سند و نام موسسه و شرکت
- معلوم بودن شماره مدرک و تاریخ مدرک
- مشخص شد بودن سال مالی
- مشخص بودن نام مدیر عامل
- اهداف ثبت سند حسابداری
انواع ثبت حسابداری
- نوع اول ثبت حسابداری شرکت بازرگانی
- ثبت حسابداری شرکت خدماتی
- نوع سوم ثبت حسابداری شرکت صنعتی و تولیدی
