آشنایی با انواع فاکتور فروش

فاکتور فروش کالا در حقیقت از مهم ترین اساس یک کسب و کار در معامله ها است که با توجه به به خریدهای انجام شده به خریداران ارائه می شود. این فاکتور مدرکی است برای خرید کردن مشتری که در آن تعداد محصولات، هزینه و نام محصولاتی که خریداری شده در آن ذکر می شود.

فاکتور فروش چیست؟

در واقع فاکتور فروش کالا از جمله اسناد مثبته‌ای است که معمولاً در فرم یا برگه مخصوصی که حاوی مشخصات خریدار و فروشنده و همچنین مشخصات کالا خریداری شده است ثبت می گردد. تنظیم این فاکتور توسط فروشنده یا تامین کننده کالا و خدمات بوده و در نهایت در اختیار خریدار قرار می‌گیرد. این فاکتور فروش را می‌توان براساس نوع چاپ، نوع طراحی و نوع رسمیت (اینکه فاکتور رسمی است یا غیر رسمی) است تقسیم‌ بندی کرد. توضیح هر یک در کنار تعریف موجودی کالا در این مقاله ارائه داده شده است.

برای ثبت خرید کالاها باید اسناد و مدارک مثبته (اسناد و مدارک مربوط به عملیات شرکت) آن در اختیار باشد. در صورت حساب‌ها، رسیدها، فاکتورها، که به عنوان اسناد و مدارک مثبته خرید، رد و بدل می‌شوند، باید اطلاعات کاملی در مورد کالا یا اجناس فروخته یا خریداری شده وجود داشته باشد. تا حسابداران بتوانند به این مدارک استناد کنند و نسبت به ثبت خرید و فروش آن اقدام نمایند. فاکتورها به صورت کلی به دو دسته رسمی و غیر رسمی دسته‌بندی می‌کنند. البته این دسته‌بندی فاکتورها، براساس نوع طراحی و نوع چاپ آن‌ها هم می‌تواند صورت بگیرد.

در بعضی از کسب و کارها و مشاغل فاکتور فروش به عنوان گارانتی محصول و کالا استفاده می شود تا بتوان آن محصول و یا کالا را عودت کرد. فاکتور فروش می تواند به صورت دستی و یا نرم افزار نوشته و یا چاپ شود. همچنین خوب است بدانید اسم و لوگوی برند هم می تواند به کسب و کار شما کمک بسیاری کند.

توصیه می‌کنیم حسابداری فروش کالا را مطالعه کنید.

فاکتور خرید چیست؟

فاکتور خرید به لاتین (purchase invoice) توسط فروشندگان به خریداران ارائه می شود. به این دلیل که خریداران بدانند چه کالایی با چه مبلغی و از چه فردی خریداری شده است. فاکتور خرید پس از خرید یک کالا ثبت خواهد شد. در این فاکتور فرد طرف حساب، تامین کننده کالا می باشد.

فاکتور رسمی

فاکتور رسمی، در واقع یک سند یا صورت حسابی است که از طرف فروشنده به خریدار داده می‌شود. حال اگر این فاکتور به وسیله یکی از طرفین به سازمان امور مالیاتی داده شود حکم رسمی بودن را به خود می‌گیرد و دارنده فاکتور در صورت وقوع مشکلات می‌تواند از طریق این فاکتور ادعای حق نماید. در واقع فاکتورهای رسمی مورد تایید امور دارایی و اقتصاد می‌باشند. خوب است بدانیم که محاسبه مالیات بر ارزش افزوده براساس این فاکتورهای رسمی صورت می‌گیرند.

فاکتور غیر رسمی

فاکتورهای غیر رسمی دقیقاً برعکس فاکتورهای رسمی هستند. یعنی در مشاغل و کسب و کارهایی که ارائه فاکتور به منزله اطلاع مشتری از خرید خود می‌باشد و جنبه قانونی ندارد نیاز به طراحی و چاپ فاکتورهای رسمی برای این کسب و کار ها نیست. این کسب و کارهای کوچک یا محلی نیازی ندارند که نسخه‌ای از فاکتور خود را جهت تعیین مالیات به اداره امور مالیات‌های مستقیم ارائه بدهند. پس بدیهی است که استانداردهای کمتری برای فاکتورهای غیر رسمی به نسبت فاکتورهای رسمی وجود دارد.

فاکتور صوری و راه‌ های تشخیص آنها

با اینکه صدور فاکتورهای صوری یک عمل کاملا غیرقانونی است. اما در حال حاضر برخی از بنگاه‌های اقتصادی بدون توجه به نتیجه کار خود اقدام به صادر کردن فاکتورهای صوری می‌کنند. غافل از اینکه این فاکتورها توسط سازمان امور مالیاتی قابل تشخیص می‌باشند. برای کشف آن از ویژگی‌های زیر استفاده می‌کنند:

• با بررسی و کنترل فروشندگان کالا و خدمت صوری بودن یا نبودن شرکت‌ها
• بررسی کردن اعتبار گواهی ارزش افزوده
• بررسی اینکه فروشنده کالا یا خدمات از شرکت منحل شده یا غیر فعال اقدام به صدور فاکتور نکرده باشد و صحت شناسه ملی را چک می‌کنند.
• تناسب بین کالا و خدمات ارائه شده در فاکتور را با فعالیت صادر کننده فاکتور تطابق می‌دهند
• و در آخر مستندات پرداخت‌های انجام شده مثل چک‌های بانکی، فیش‌های واریزی و دیگر اسناد مالی را بررسی می‌کنند.

چند نمونه فاکتور یا صورتحساب در حسابداری وجود دارد ؟

فاکتورهای دریافت شده به دو قسمت فاکتور هزینه برای درج هزینه های رفت و آمد و پذیرایی و فاکتورهای اجناسی برای فاکتور خرید می باشد.

پیش فاکتورها

پیش فاکتور، سند یا صورتحسابی است که فروشنده کالا یا خدمات به عنوان پیشنهاد فروش یا تعیین ارزش کالا یا خدمات و شرایط فروش با تعیین مدت اعتبار صادر می‌کند. پس پیش فاکتور، به درخواست خریدار و به نام او ثبت می‌شود.

تقسیم بندی فاکتورها براساس نوع طراحی

نوع طراحی فاکتورها نیز باعث تفاوت آنها با هم می‌شود. یعنی فاکتورها براساس نوع طراحی به دو نوع فاکتورهای سربرگ دار و بدون سربرگ تقسیم می‌شوند. که فاکتورهای بدون سربرگ را می‌توان از طریق فروشگاههای لوازم تحریر و لوازم اداری به صورت آماده تهیه کرد.

تقسیم بندی فاکتورها براساس نوع چاپ آن‌ ها

برای چاپ فاکتورها باید به مواردی مثل جنس کاغذ، تعداد برگ، سایز کاغذ، کاربن‌دار یا بدون کاربن بودن فاکتور و رنگ آن مورد توجه و مورد بررسی و قرار می‌گیرد. همچنین فاکتورها از نظر تعداد برگه، به دسته‌های ۲ برگی، ۳ برگی و یا ۴ برگی تقسیم هم می‌شوند.

چگونه فاکتور فروش تهیه کنیم؟

برای ثبت اسناد حسابداری ارائه فاکتور فروش امری ضروری است. امروزه با نرم افزارهای حسابداری، صدور انواع فاکتور از آسان ترین کارهایی است که حسابداران انجام می دهند. با استفاده از نرم افزارهای حسابداری به صورت خودکار می توان فاکتورها را تهیه و چاپ کرد. امروزه به دلیل به وجود آمدن نرم افزارهای حسابداری مثل سپیدار و یا هلو، صدور انواع فاکتور فروش به سادگی امکان پذیر است. یعنی اگر شخصی بر نرم‌افزارهای مذکور تسلط داشته باشد می‌تواند انواع اشکال فاکتور مثل: فاکتورهای رسمی، پیش فاکتورها، فاکتورهای غیر رسمی، فاکتورهای فروشگاهی، فاکتورهای نمایشی، فاکتورهای انبار و حتی فاکتورهای شخصی تهیه و چاپ نماید. 

قالب مناسب برای یک فاکتور فروش کالا چیست؟

1. در بالای فاکتور به آدرس سربرگ، اطلاعات شغل را بنویسید.
2. در زیر دانسته های شغل یا کار، اجزای فاکتور مشتری را وارد کنید.
3. شماره فاکتور، تاریخ صادر شده و تاریخ پرداخت فاکتور را در کنار فاکتور مشتری سیو کنید.
4. فهرستی از کارهایی که به مشتری تحویل داده اید به همراه توضیح کوتاه، هزینه را در فاکتور ثبت کنید.
5. در آخر فاکتور جمع پول های پرداخت شده و مالیات ها را یادداشت کنید.

یک فاکتور فروش عموماً شامل چه بخش‌ هایی است؟

یک فاکتور معمولاً باید شامل مشخصاتی مثل: نام فروشگاه، نام خریدار، نام محصول خریداری شده، تعداد محصول خریداری شده، قیمت تکی محصول، قیمت جمع کل محصولات، تاریخ فروش، و موارد دیگری که بین خریدار و فروشنده مطرح شده است ‌باشد.

منظور از موجودی کالا چیست؟

همان‌طور که می‌دانید موجودی کالا همان اجناس خریداری شده‌ایی هستند که در جریان عادی عملیات واحد تجاری به قصد فروش نگه‌داری می‌شوند. شرکت‌های بازرگانی اقلام موجودی کالا را خریداری و بدون تغییر شکل به فروش می‌رسانند. البته باید گفته شود که طبقه‌بندی موجودی‌ها اساساً به نوع فعالیت شرکت بستگی دارد. یعنی ممکن است یک دارایی در شرکتی به عنوان موجودی کالا شناسایی شود. در حالی که همان دارایی در شرکت دیگر، عنوان دیگری از دارایی‌ها داشته باشد. برای مثال در یک فروشگاه لوازم خانگی، یخچال موجودی کالا تلقی شده، در حالی که همین موجودی برای یک رستوران به عنوان موجودی کالا محسوب نمی‌شود، بلکه عنوان دیگری از دارایی‌ها را به خود می‌گیرد.

انواع روش فروش کالاها

واحدهای تجاری، در جریان چرخه عملیاتی خود روش‌های مختلفی را برای فروش کالا به کار می‌گیرند. که این روش‌ها می‌تواند به صورت نقد، نسیه (اعتباری)، از طریق پیش دریافت، اقساطی و یا امانی صورت بگیرد. البته هر یک از این فروش‌ها ممکن است به روش ترکیبی باشند. برای مثال به صورت ترکیبی از نقد و نسیه، و یا نقد و اقساط انجام شود.

فروش نقد و نسیه: منظور از فروش نقد، همان فروشی است که فروشنده در همان لحظه در ازای کالای فروخته خود مبلغ آن را از خریدار دریافت می‌کند. در حالی که در نسیه، فروشنده و خریدار به هنگام تحویل گرفتن کالا باهم توافق می‌کنند که خریدار در یک زمان معینی مبلغ کالا را به فروشنده بدهد.

فروش از طریق پیش دریافت: اگر طبق قرارداد و قبل از تحویل کالا به مشتریان، مبلغی از آنان دریافت شود به این مبلغ دریافت شده پیش دریافت می‌گویند. که ممکن است بخشی از بهای کالا یا کل بهای آن باشد.

فروش اقساطی: در فروش اقساطی خریدار متعهد می‌شود که در یک برهه زمانی معین، مبلغ کل کالا را به صورت اقساطی (ماهانه یا سالانه) به فروشنده بدهد. که عموماً در زمان فروش کالا بخشی از مبلغ به صورت نقد دریافت شده و باقی‌مانده، مبلغ قسط بندی می‌شود.

فروش امانی: در فروش امانی، مالک کالا، کالا را برای فروش به شخص دیگری (حق العمل کار) ارسال می‌کند و حق العمل کار، کالای دریافتی را به نیابت از طرف صاحب کالا، به فروش می‌رساند. و سپس درصدی از مبلغ فروش را به عنوان کارمزد دریافت می‌کند.

فاکتورهای رسمی برای تایید شدن باید چه ویژگی‌هایی داشته باشند؟

یک فاکتور رسمی، برای اینکه مورد تایید اداره امور دارایی قرار بگیرد باید شامل جزئیاتی مثل شماره سریال، اطلاعات خریدار و فروشنده، تخفیفات، مالیات، عوارض، امضاء و مهر باشند.

شماره سریال فاکتور: یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های فاکتورهای رسمی، نوع چاپ سریال آن است. یعنی چاپ یک فاکتور رسمی، باید با رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی (پاکت کیفی) به صورت برجسته چاپ شوند.

درج مشخصات خریدار و فروشنده: این قسمت از فاکتور رسمی باید شامل مشخصات کامل شخص حقیقی یا حقوقی همراه با کد اقتصادی وی، شماره ثبت شرکت، و آدرس کامل شخص باشد.

تخفیفات، مالیات و عوارض: در این مورد باید کالا و خدماتی که ارائه شده است را با اعلام تعداد و قیمت توضیح و ثبت شوند. همچنین باید تخفیف‌ها اعمال و نشان داده شود و سپس مالیات و عوارض بر ارزش افزوده آن محاسبه و ذکر شود. در این مورد باید توجه کنیم که تخفیف‌ها را قبل از محاسبه مالیات بر ارزش افزوده اعمال شده باشند. چرا که برخی به اشتباه در ابتدا مالیات و عوارض را محاسبه و در مرحله آخر تخفیف را محاسبه می‌کنند. همین امر باعث پرداخت مالیات بیشتری می‌شود.

امضاء و مهر: در هنگام تنظیم این فاکتورها باید حواسمان باشد که تمام اطلاعات را بدون خط خوردگی و اشتباه وارد کنیم. درنهایت خریدار و فروشنده فاکتور را با مهر و امضاء خود تکمیل نمایند.

صدور فاکتور فروش بر چه کسانی واجب است؟

ماده ۱۹ قانون مالیات بر ارزش افزوده، در مورد پاسخ این سوال این بیان را داشته:

مودیان مکلفند در قبال عرضه کالا یا خدمات موضوع این قانون، صورت حسابی با رعایت قانون نظام صنفی و حاوی مشخصات متعاملین ومورد معامله به ترتیبی که توسط سازمان امور مالیاتی کشور تعیین و اعلام می‌شود، صادر و مالیات متعلق را در ستون مخصوص درج و وصول نمایند. و در مواردی که از ماشین‌های فروش استفاده می‌شود نوار ماشین جایگزین صورتحساب خواهد شد» بنابراین نه تنها شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ دارای اهمیت هستند، بلکه تمامی بنگاه‌های اقتصادی کوچک و بزرگ مشمول این ماده از قانون ارزش افزوده می‌باشند.

۶ ویژگی مهم فاکتور فروش

1. فرمت فاکتور فروش بایستی با فاکتور نمونه سازمان امور مالیاتی یکسان باشد
2. اطلاعات کامل خریدار و فروش در آن ثبت گردد (کد اقتصادی، کدملی، آدرس، کدپستی)
3. ثبت مهر و امضای فروشنده و خریدار
4. اگر که محصول شما مالیات و عوارض ارزش افزوده داشته باشد، حتما باید گواهی اعتبار مالیاتی با تاریخ اعتبار در فاکتور ذکر شود
5. شماره سریال برای چاپ فاکتور رسمی ضروری است
6. سایز فاکتور فروش کاملاً اختیاری است و بیشتر از سایزهای A5 و در برخی موارد هم برای رسمیت از A4 استفاده می شود

جمع بندی:

گاهی اوقات فروشندگان یا خریداران در هنگام مواجه شدن با مشکلات خرید و فروش کالا یا اجناس خود نمی‌دانند که یک فاکتور فروش رسمی باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد. که همین نداستن ممکن است آنان را به سمت مشکلات قضایی و حقوقی ببرد. برای همین پیشنهاد می‌کنیم که اگر در خصوص انواع فاکتور فروش سوال یا پرسشی دارید حتما قبل از هر اقدامی، از خدمات مشاوره مالیاتی متخصصان در موسسه حسابداری و مالی حسابا استفاده کنید.

ســوالات مــتدوال: