در حسابداری تعهدی، درآمدها زمانی شناسایی و در دفاتر حسابداری ثبت می‌شوند که یا تحصیل شده باشند یا تحقق یافته باشند. در آن زمان تحصیل یا تحقق درآمد، وقتی است که درآمد به صورت قطعی مشخص شده یا بر اثر ادامه خدمات حاصل شده است. لذا زمان وصول وجه در این روش مورد توجه قرار نمی‌گیرد.
حسابداری تعهدی چه مزایایی دارد؟
- حسابداری تعهدی سبب بهبود کارآیی، اثربخشی و یا پاسخگوی سازمان می‌گردد
- با حسابداری تعهدی امکان دسترسی یا دستیابی سریع به اطلاعات جامع، کامل و دقیق از وضعیت سازمان وجود دارد
- امکان شناسایی کردن میزان درآمدهای وصول نشده هر دوره مالی و داشتن یک برنامه برای وصول آنها
- توانایی دسترسی به اطلاعات دقیق‌تر و کامل‌تر از درآمدها و هزینه‌های هر دوره
- ایجاد ارتباط بین هزینه‌ها و عملکرد آنها و در نتیجه ایجاد زمینه برای ورود به بحث بودجه بندی عملیاتی
- توانایی محاسبه و ثبت استهلاکات به عنوان هزینه‌های هر دوره
- دسترسی داشتن به اطلاعات لازم جهت برنامه‌ریزی و اعمال کنترل‌های مدیریتی
- با استفاده از اطلاعات سیستم حسابداری می‌توان قیمت تمام شده هر پروژه را تعیین کرد
- امکان سنجش دقیق‌تر تناسب واحدهای پشتیبانی با واحدهای عملیاتی و تعیین تناسب لازم بین آنها و همچنین ارزیابی سنواتی آنها
- توانایی ارزیابی و انعکاس کلیه دارایی‌های تحصیل شده اعم از خرید یا واگذاری بابت سایر حقوق سازمان، براساس مبانی مربوطه
- توانایی مقایسه کردن وضع موجود با وضع مطلوب و تناسب دادن آن با ماموریت‌های سازمانی از منظر منابع، دارایی‌ها و خدمات ارائه شده
- مدیران به راحتی می‌توانند اطلاعات و گزارش‌های مالی صحیح‌تر و کامل‌تری جهت برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری، و دیگر عملیات اجرایی بدست بیاورند
معایب حسابداری نقدی
با توجه به توضیحات داده شده در قبل، حسابداری نقدی در مجموع دارای معایبی از جمله موارد زیر می‌باشد:
- عدم رعایت اصل تطابق هزینه‌ها با درآمدها
- عدم امکان ارزیابی عملکرد مدیران دستگاه‌ها
- نامشخص بودن میزان مطالبات در آینده برای تقویت قابلیت وصول آنها
- نامشخص بودن میزان بدهی در آتی جهت برنامه‌ریزی و تامین منابع مالی لازم جهت پرداخت‌ها
- عدم ثبت و شناسایی دارایی‌های ثابت موسسات مالی
توصیه ما مطالعه مقالات حسابداری تلفیقی به شماست.
مبنای حسابداری تعهدی
مبانی حسابداری در واقع اشاره به زمان شناسایی درآمدها و هزینه‌ها دارد. یعنی زمانی که یک دارایی خریداری یا بدهی صورت می‌گیرد، درآمدها و هزینه‌های مرتبط با آن باید در چه زمانی شناسایی و ثبت گردند.
مبانی مورد استفاده در سازمان‌های دولتی شامل حسابداری نقدی، نقدی تعدیل شده، حسابداری نیمه تعهدی، تعهدی تعدیل شده و تعهدی کامل می‌باشد. شرح هریک عبارت است از:
حسابداری تعهدی: طبق حسابداری تعهدی، معاملات برمبنای رویداد اقتصادی آنها بدون در نظر گرفتن زمان دریافت و پرداخت وجوه نقد شناسایی خواهند شد. بدین صورت که، درآمدها در زمان تحقق و هزینه‌ها در زمانی که بدهی متحمل شده و یا منابع مصرف شده باشند قابل شناسایی هستند.
حسابداری نقدی: این روش در واقع یکی از روش‌های حسابداری است که درآن درآمدها در زمان دریافت و هزینه‌ها در زمان پرداخت وجه نقد شناسایی و ثبت می‌شوند.
حسابداری نقدی تعدیل شده: در این مبنا از حسابداری، شناسایی درآمدها و هزینه‌ها در دو زمان متفاوت صورت می‌گیرد. شناسایی درآمدها مطابق مبنای نقدی در زمانی است که وجه نقد دریافت می‌شود. و هزینه‌ها زمانی ثبت می‌گردند که دو شرط تحویل کالا یا انجام دادن خدمات و قطعیت پرداخت آنها صورت گرفته باشد.
حسابداری نیمه تعهدی: این نوع مبنا از حسابداری در واقع ترکیبی از دو مبنای نقدی و تعهدی می‌باشد که طبق آن هزینه‌ها بر مبنای تعهدی و درآمدها برمبنای نقدی شناسایی و در دفاتر ثبت می‌گردند.
حسابداری تعهدی تعدیل شده: در این تعریف از حسابداری شناسایی درآمدها و هزینه‌ها قدری متفاوت است. به این صورت که هزینه‌ها در زمان تحمل، شناسایی و در دفاتر ثبت می‌شوند و درآمدها برحسب ماهیت‌شان به دو روش اندازه‌گیری می‌شوند. در صورتی که مبلغ درآمدها قابل اندازه‌گیری باشد و همچنین در مدت زمان کوتاهی پس از تشخیص، قابل وصول باشند با استفاده از مبنای تعهدی و اگر اندازه‌گیری و زمان وصول آنها را نتوان تعیین کرد شناسایی و ثبت آن براساس حسابداری نقدی است.
بیشتر بخوانید: حسابداری دو طرفه
چه الزاماتی برای استفاده از حسابداری تعهدی وجود دارد؟
در طی بیست سال گذشته حسابداری تعهدی یک روند افزایشی در دولت‌ها و سازمان‌های بخش عمومی داشته است. زیرا همان‌طور که متوجه شدید حسابداری تعهدی، سبب بهبود کارآیی، اثربخشی در پاسخگویی سازمان می‌گردد. همچنین باور بر این است که حسابداری تعهدی در تصمیم‌گیری بهتر و افزایش عملکرد و امکان پاسخگویی از طریق گزارشگری و بودجه بندی برمبنای تعهدی؛ نقش مهمی ایفا کرده است. بخصوص که حسابداری تعهدی، در تصمیمات مدیریتی در خصوص اقلام ترازنامه نقش داشته و در بهبود مدیریت بهتر هزینه مثمرثمر بوده است.
حسابداری تعهدی، نقاط ضعف سیستم نقدی را برطرف نموده و تصویر کاملی از دارایی‌ها، بدهی‌ها، هزینه‌های واقعی و عملکرد منعکس می‌کند که با گرایش به سمت اصلاح مدیریت بخش عمومی، و ارزیابی عملکرد برمبنای خروجی منطبق بوده، و نیازهای اطلاعاتی استفاده کنندگان داخلی و خارجی را برآورده می‌سازد. در نهایت برداشتی که از این مطالب می‌توان داشت این بوده که حسابداری تعهدی به علت اطلاعات دقیق و جامعی که به حسابداران و مدیران می‌دهد مورد توجه عموم کشورها است.
تفاوت حسابداری تعهدی با حسابداری نقدی در چیست؟
در حسابداری نقدی هزینه‌ها زمانی شناسایی می‌شوند که وجه نقد پرداخت شده باشد. صرف نظر از ماهیت هزینه، با تحصیل دارایی‌ها (مثل ساختمان، مبلمان و اثاثیه و یا تجهیزات) به روشی مشابه با پرداخت برای هزینه‌های پرسنلی و سایر هزینه‌های عملیاتی مثال هزینه برق رفتار می‌شود. در حالی در سیستم تعهدی، هزینه‌ها زمانی به حساب گرفته می‌شوند که متحمل شده باشند.
در حسابداری نقدی دارایی‌ها زمانی که وجه نقد پرداخت می‌گردد به عنوان مخارج شناسایی می‌شوند. ولی در حسابداری تعهدی، با ثبت کردن کامل دارایی‌ها، در حفظ، جایگزینی و شناسایی و یا کنارگذاری آن بهتر، مدیریت خواهند شد.
در حسابداری نقدی نه تنها بدهی‌ها شناسایی نمی‌شوند بلکه در ارزیابی وضعیت و نتایج مالی و یا در تعیین نیازهای درآمدی آینده حساب نخواهند شد. هزینه‌های به تعویق افتاده در پایان سال مالی معلوم و غیرقابل شناسایی‌ا‌ند. اما در عوض در حسابداری تعهدی با تعیین کردن بلند مدت یا کوتاه مدت بودن بدهی‌ها به مدیران کمک می‌کند تا با کمبود وجه نقد مواجه نشوند.
نحوه جمع‌آوری اطلاعات در حسابداری نقدی فقط شامل جریانات نقدی است. در حالی که با اطلاعات کاملی که از حسابداری تعهدی بدست می‌آید می‌توان به اطلاعات جامعی مثل هزینه‌ها برای قیمت گذاری‌ها، مدیریت عملکرد و بودجه بندی مفید دسترسی داشت. در حسابداری تعهدی به علت وجود گزارشگر‌های دقیقی که از صورت‌های مالی می‌گیرند. زمینه را برای ارزیابی کارآیی و اثربخشی سیستم و همچنین کاهش تقلب و فساد در معاملات را فراهم می‌نماید.
مراحل پیاده سازی حسابداری تعهدی چگونه است؟
در گام اول برای پیاده سازی یا اجرای پروژه تغییر حسابداری نقدی به تعهدی:
باید نسبت به پنج مراحل گفته شده در زیر کسب اطلاع کرد. سپس صورت های مالی خواسته شده را تنظیم و جمع آوری کرده و در نهایت به تجزیه و تحلیل اطلاعات بدست آمده در جهت شناسایی رویدادها و فعالیت‌های مالی اقدام شود.
- جمع آوری و بررسی اطلاعات کلی
- کسب شناخت نسبت به فرایندها و سایر فعالیت‌های واحد یا سازمان مربوطه
- مشاهده عینی و بازدیدهای میدانی
- بررسی ساختار، تشکیلات سازمانی و سیستم‌های حسابداری بخش امور مالی
- مطالعه و شناخت مجموعه قوانین، مقررات و رویه‌های ناظر و حاکم
گام دوم تهیه صورت‌های مالی نمونه و ضروری است
در حسابداری تعهدی چهار صورت، صورت وضعیت مالی، صورت تغییر در وضعیت مالی، گردش حساب تغییرات در ارزش خالص، صورت مقایسه بودجه و عملکرد در کنار یادداشت‌های توضیحی از رویه‌های حسابداری و صورت جریان وجوه نقد و غیره ضروری است. البته هر صورت وضعیت مالی خود باید شامل موجودی نقد، حساب‌ها و اسناد دریافتی عملیات مبادله و غیر مبادله، سرمایه گذاری‌ها موجودی مواد و کالا، پیش پرداخت‌ها، دارایی‌های ثابت مشهود، دارایی های نامشهود، حساب ها و اسناد پرداختی حاصل از عملیات مبادله‌ای و غیر مبادله‌ای، پیش دریافت‌ها، بدهی‌های بلند مدت و… باشد.
گام سوم تجزیه و تحلیل فرآیندها در جهت تعیین و شناسایی رویدادها و فعالیت‌های مالی است
- بررسی و طبقه بندی چرخه‌ها به مالی، مرتبط با مالی هم به طور مستقیم و مرتبط با مالی به طور غیر مستقیم
- شناسایی فعالیت‌ها و رویدادهای مالی در هریک از چرخه‌های گفته شده
- گردآوری و بررسی کفایت فرم‌ها و محتویات و اطلاعاتی موجود در هر یک از چرخه‌های مذکور برای سیستم تعهدی و تامین نیازهای اطلاعاتی.
- ثبت کلی سند حسابداری در خصوص رویدادهای مالی شناسایی شده گفته شده در سیستم حسابداری تعهدی
در ادامه فرایند پیاده سازی و تبدیل سیستم حسابداری نقدی به حسابداری تعهدی نیازمند تدوین کدینگ اموال و جمع آوری اطلاعات مهم برای وارد کردن به سیستم تعهدی است. به عنوان مثال برای تدوین کدینگ حسابداری، نظامنامه مالی و سایر دستورالعمل‌های مورد نیاز انبار، اموال و تنخواه حسابداری. عواملی از قبیل: طراحی کدینگ، کدینگ حسابداری و اموال و کدینگ مراکز توجه. تهیه و تدوین دستورالعمل‌ها (تحصیل و تعیین بهای تمام شده دارایی‌ها ثابت قابل مشهود اموال.
به دست آوردن مخارج پس از بهره‌برداری و برکناری دارایی‌ها، استهلاک دارایی های ثابت مشهود و پلاک کوبی اموال. دستور العمل انبار و نظامنامه مالی) برای پیاده سازی مبانی تعهدی نیاز هستند. اما اطلاعات خواسته شده برای ورود به سیستم جدید یا همان سیستم حسابدرای تعهدی عبارت‌اند از:
- اطلاعت مرتبط با حقوق و دستمزد
- اطلاعات مربوط به اموال و دارایی‌های ثابت
- اطلاعات مربوط به موجودی‌های انبار
- جمع آوری اطلاعات مربوط به درآمدها
- اطلاعات سنواتی مربوط به بدهکاران و بستانکاران
- بدست آوردن اطلاعات مربوط به حساب‌های بانکی
