کلیه شرکت های فعال و غیر فعال در کشور بایستی در پایان آخر دوره از سال اظهارنامه مالیاتی خود را تکمیل و ارائه کنند. دفاتر قانونی حسابداری بخشی از مهم ترین اسناد مالی است که بعد از بررسی اظهارنامه، مسئولان و ممیزان مالیاتی از مودیان آن را درخواست می کنند. تحریر دفاتر قانونی یکی از اصول انجام امور حسابداری است که دانستن آن برای حسابدار و واحد حسابداری مربوطه ضروری می باشد. یکی از خدمات موسسه حسابداری ارائه خدمات مالیاتی “تحریر دفاتر قانونی” می باشد.
دفاتر قانونی حسابداری
مطابق قانون تجارت، تمام بنگاه های اقتصادی به غیر از کسبه و مشاغل گروه دوم و سوم طبق قانون مالیاتهای مستقیم باید کلیه اتفاقات مالی خودشان را بعد از ثبت کردن اسناد در محل های مناسبی که قانون انتخاب کرده طبق (ماده ۶ قانون تجارت) ایجاد و نگهداری می کنند. این دفاتر نام گذاری شده به (دفاتر قانونی ) می باشند . هر واحد تجاری فراگیر به مالیات باید اتفاق های مالی خودشان را در دفاتر قانونی ثبت (ایجاد) و نگهداری کنند. حتی بعد از دریافت برگ تشخیص مالیات و قطعی شدن مالیات مربوطه متداول است که دفاتر نگهداری گردد.
مهم بودن نگارش دفاتر قانونی در حسابداری چیست؟
این دفاتر بازتابیده وضعیت همه حساب های یک واحد تجاری می باشد و همچنین یک سند رسمی برای کم شدن اشتباهات حسابداری به خصوص در زمینه فقدان ثبت معامله ها یا هر گونه اشتباه دیگر به حساب می آید . این دفاتر تمام جزئیات یک حساب را از گروه تاریخ، اندازه ی مقدار معامله، مانده های بدهکار یا طلبکار و شرح مختصری از فعالیت انجام شده در واحد تجاری را به صورت واضح بازتابیده و در اختیار استفاده کننده از آن قرار می دهند . همچنین دفاتر قانونی به دلیل طبقه بندی اعمال به ترتیب تاریخ وقوع یا اتفاق، دسترسی های بعدی به آن اطلاعات را برای ما آسان می کنند.
تحریر دفاتر قانونی
تحریر دفاتر قانونی مثل دفاتر روزنامه و کل، اگر مطابق با ضوابط و قوانین ثبت نگردد. ممکن است به علت وجود دلایل رد دفاتر قانونی، رد شوند. اگر تحریر دفاتر قانونی، مطابق با قوانین تنظیم شوند. محاسبه مالیات می تواند به صورت خوداظهاری مقبول قرار گیرد (البته با احتمال بسیار پایین). ولی اگر در تحریر یا نوشتن دفاتر قانونی، ضوابط قانونی رعایت نشود، پرداخت مالیات به صورت علی الراس در نظر گرفته می‌شود. بنابراین تحریر دفاتر قانونی امری مهم بوده که می‌بایست به دقت مورد بررسی قرار گیرد.
چه اشخاصی باید دفاتر قانونی تحریر کنند؟
برحسب ماده ۹۵ قانون مالیات مستقیم، مشاغل گروه اول و کلیه اشخاص حقوقی باید برای دفاتر خود تا قبل از شروع سال مالی مبادرت کنند. یعنی اگر الان ۱۹ آذر سال ۱۳۹۷ هستیم باید برای دفاتر سال ۱۳۹۸ از الان مبادرت کنیم، از تاریخ ۱ فروردین ۱۳۹۸ دفاتر آماده تحریر می‌باشند و اطلاعات را باید به صورت روزانه درون دفتر روزنامه و دفتر کل وارد کرد.
مطلب مکمل: تحریر دفاتر قانونی
انواع دفتر حسابداری
دفاتر حسابداری براساس نوع تنظیم و میزان حساسیت آنها، می‌توان به دو گروه دفاتر رسمی یا قانونی و دفاتر غیر رسمی یا کمکی تقسیم‌بندی کرد.
دفاتر قانونی: دفاتری هستند که از نظر قوانین و مقررات، تهیه و تنظیم آنها اجباری و لازم بوده است. مثل دفتر روزنامه و دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه.
دفاتر کمکی: دفاتری هستند که در قانون تهیه و تنظیم آنها الزامی نشده اما با استفاده از آنها کنترل و پیگیری اطلاعات ساده‌تر و دقیق‌تر می‌باشد. مثل دفتر معین.
دفتر کیپه چه نوع دفتری است؟
براساس ماده ۱۰ قانون تجارت، دفتر کیپه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب‌های صادره خود را به ترتیب تاریخ در دفتر کیپه وارد نماید.
چیستی دفتر معین
دفتر معین، دفتری است که ریز اجزای برخی از حساب‌های دفتر کل در آن نوشته می‌شود. به عبارتی از دفتر معین برای تفکیک و طبقه بندی عناوین حساب‌های دفتر کل استفاده می‌کنند.
برای مثال هرگاه در یک مقطع زمانی خاص بخواهیم آگاه شویم که یک شرکت به چه کسانی بدهی دارد و به چه مبلغی و یا از چه کسانی چه مقدار طلب دارد اگر دفتر معین نداشته باشیم. مجبور می‌شویم که یکایک ارقام ثبت شده در دفتر کل را بررسی کنیم تا به نتیجه لازم برسیم. در حالی این مشکل با وجود دفتر معین به‌راحتی قابل حل می‌باشد. در برخی از موسسه ها نیاز است که اطلاعات بیشتری یا جزئیات دقیق برخی از فعالیت های مالی تهیه شود.
این اطلاعات را نمی توانیم به آسانی از دفتر کل خارج کنیم، پس در آخر از دفاتری که وجه کمکی دارند و به نام دفتر آشکار یا معین استفاده می شوند. دفاتر معین از دفاتر قانونی نیستند و می توانند به طور کارت های آزاد باشند. اکثراً برای آسانی مراجعه به صفحه های دفتر معین، حساب ها در این دفاتر به ترتیب حروف های الفبا نگهداری می شود . از دفاتر قانونی البته غیر رسمی دیگری که در بعضی از موسسه ها و شرکت ها استفاده می شوند دفتر ثروت و دفتر انباشته هستند.
دفاتر معینی که اکثراً در موسسه ها نگهداری می شوند:
- نوع اول دفتر معین بانک
- دفتر معین بدهکاران
- نوع سوم دفتر معین مال ها
- دفتر معین طلبکاران
کارت های حساب اعم از اینکه به وسیله ی دست یا ماشین به وجود آمده باشد درحکم دفاتر آشکار است.
منظور از اسناد و مدارک مثبته چیست؟
در علم حسابداری، به مجموعه اسناد و مدارکی که دلالت از وقوع یک معامله و یا یک رویداد مالی مشخص و تعیین شده دارد اسناد و مدارک مثبته گفته می‌شود. مانند قبوض آب و برق، قبض گاز، فیش بانکی و یا چک و سفته و یا فاکتور خرید و فروش. این مدارک نشان دهنده تاریخ و مبلغ و وقوع یک رویداد مالی است. به همین علت است که اسناد مثبته باید واضح و روشن و معتبر باشند. تا افراد بتوانند به عنوان مبنای کار از آنها استفاده کنند. البته لازم به ذکر است که اسناد مثبته حتما نباید چاپی و دارای شکل بخصوصی باشند. بلکه شکل اسناد و مدارک مثبته متنوع و ممکن است دست نویس باشد.
مطالعه بیشتر: فاکتور فروش کالا
دفتر روزنامه چیست؟
اولین دفترقانونی دفتر روزنامه است. همان‌طور که از نامش مشخص است. دفتری است که کلیه رویدادهای مالی و موسسه به طور روزانه و به ترتیب تاریخ وقوع آنها در دفاتر روزنامه ثبت می‌شوند.
ویژگی‌های دفاتر روزنامه
براساس ماده ۷ قانون تجارت، دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون و داد و ستد تجاری و معاملات مربوط به اوراق تجاری (از قبیل خرید و فروش و ظهر نویسی) و به طور کلی تمام واردات و صادرات تجاری را با هر اسم و رسمی که باشد و همین‌طور وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند در دفتر روزنامه ثبت نماید. اشخاص حقوقی یا حقیقی موظف‌اند کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی خود را با رعایت اصول و قوانین و استانداردهای پذیرفته شده حسابداری به ترتیب تاریخ وقوع آنها در دفتر روزنامه ثبت کنند. کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد.
مودیانی که از سیستم‌های الکترونیکی استفاده می‌کنند، موظفند خلاصه عملیات داده شده به ماشین‌های الکترونیکی طی هر ماه را تحت سرفصل‌های دفتر کل حداکثر تا پایان ماه بعد در دفاتر روزنامه مربوطه ثبت نماید. همچنین این مودیان باید هر ۳ ماه (۹۰ روز) یک‌بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین‌های الکترونیکی را حداکثر ۳۰ روز (۳ فصل اول) پس از پایان سه ماه و در فصل آخر هم زمان با تحویل اظهارنامه به اداره امور مالیاتی بدهند.
نحوه تحریر دفاتر قانونی روزنامه
یک دفتر روزنامه شامل جزئیاتی (ستون‌هایی) مثل: شماره صفحه، شماره سند، تاریخ (روز / ماه) شرح، عطف، بدهکار (مبلغ به ریال) و بستانکار (ملبغ به ریال) می‌باشد. که نحوه تحریر یا نوشتن آن به صورت زیر است:
- در ستون شماره سند حسابداری، شماره سند رویداد مالی نوشته می‌شود.
- داخل ستون تاریخ، روز و ماه و سال رویداد مالی نوشته می‌شود.
- در ستون شرح، نام حساب یا حساب‌هایی که بدهکار یا بستانکار شده‌اند نوشته می‌شود. البته در سطر بعد این ستون شرح کوتاهی بابت وقوع رویداد مالی هم ثبت می‌شود.
- در ستون عطف، شماره صفحه دفتر کل که مبلغ مربوطه به آن صفحه منتقل شده است نوشته می‌شود.
- مبلغ مندرج در بدهکار و بستانکار سند حسابداری به ستون بدهکار یا بستانکار دفتر روزنامه منتقل می‌گردد.
- شماره صفحه دفتر روزنامه که محتوای سند حسابداری به آن منتقل شده است. در بالای سند حسابداری درج می‌گردد.
بیشتر بخوانید: بازرسی تامین اجتماعی از دفاتر قانونی
دلایل رد شدن دفاتر قانونی
تمامی صفحات دفاتر قانونی شرکتها باید در اداره امور مالیات و ثبت شرکتها پلمپ گردند. بنابراین اگر شرایط ذیل رعایت نشود، امکان رد دفاتر قانونی وجود خواهد داشت. در صورتی که دفاتر تحویل داده شده به صورتی از کیپ یا پلمپ شده خارج شده باشد، یک یا چند برگه باشد .
- فقدان ثبت یک یا چند فعالیت های مالی در دفاتر به شرط دستیابی
- اولویت ثبت یک یا چند معالمه نسبت به تاریخ اتفاق افتادن آن ها
- ثبت قسمتی یا تمام از یک فعالیت بین ردیف ها
- ثبت قسمتی یا تمام از یک فعالیت بین کناره ها
- پاک کردن و تراشیدن نوشته های دفترها به منظور سوء استفاده
- جای خالی گذاشتنه بیش از حد عادی در صفحه ها و سفید ماندن تمام صفحه ها در روزنامه
- محور کردن نوشته های دفتر با وسایل های شیمیایی
- طلبکار شدن حساب های بانکی و نقدی شامل از اولویت و پس ماندن ثبت حساب ها و دریافت و پرداخت
- عدم ارائه دادن یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و بسته شده و نانوشته
- فک پلمپ دفاتر
- مخدوش یا خط خوردگی شدن محتویات دفاتر
- پاره شدن صفحات دفاتر
- محو شدن رویدادهای مالی
- رعایت نکردن تقدم و تاخر در ثبت رویدادهای مالی
- تراشیدن یا پاک کردن و یا محو کردن مندرجات دفاتر
- سفید ماندن بیش از حد معمول صفحات دفاتر
- استفاده کردن از دفاتر ثبت و پلمپ شده سال‌های قبل
- عدم تطابق اطلاعات مندرج در صفحات دفاتر قانونی با اطلاعات ثبت شده در سیستم الکترونیکی
- ثبت هزینه‌ها، درآمدها و هرنوع اعمال و اقلام مالی غیر واقع در دفاتر قانونی
نکته: اگر مودیان دفاتر روزنامه و دفاتر کل را به امور مالیات ارائه ندهند بیست درصد جریمه می‌شوند ولی اگر دفاتر مذکور به علت دلایل گفته شده در بالا رد گردد، جریمه مدنظر برای مودی مخطی، ده درصد خواهد بود.
منظور از دفتر کل چیست؟
مطابق ماده ۸ قانون تجارت، دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات خود را حداقل هفته‌ای یک‌بار از دفتر روزنامه استخراج کند و انواع مختلف آن را تشخیص داده و جدا کرده و سپس هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند. نکته‌ای که لازم است بدانیم این است که دفتر کل بنا بر نیاز موسسات به شکل‌های گوناگونی طراحی می‌شود.
نحوه تحریر دفتر کل
عموماً رایج‌ترین دفاتر کل شامل جزئیاتی مثل شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، عطف، بدهکار و بستانکار، تشخیص، مانده حساب، می‌باشد. همچنین، شماره گذاری دفاتر کل از یک شروع می‌شود که برای هر حساب بسته به حجم عملیات مربوط به آن حساب، تعداد صفحات لازم را از دفتر کل در نظر می‌گیرند.مثلاً حسابدار برای موجودی نقد/ بانک صفحات ۲۰-۱ را به عملیات مربوطه اختصاص می‌دهد. اما نحوه تحریر دفاتر قانونی آن به شرح ذیل است:
- در ستون «شماره سند حسابداری» باید شماره سند حسابداری، که رویداد مربوطه در آن ثبت شده است، نوشته شود.
- داخل ستون «تاریخ،» باید تاریخ سند حسابداری، که رویداد در آن زمان ثبت شده است، نوشته شود.
- در ستون «شرح» شرح مختصری از رویداد مربوطه نوشته می‌شود.
- در ستون «عطف» شماره صفحه دفتر روزنامه، که ثبت مربوطه از آن صفحه انتقال می‌یابد، نوشته می‌شود. و شماره صفحه دفتر کل در ستون عطف دفتر روزنامه درج می‌گردد.
- مبلغ بدهکار یا بستانکار مربوطه از دفتر روزنامه به ستون «بدهکار» و «بستانکار» دفتر کل انتقال می‌یابد.
- در ستون «مانده» مانده حساب محاسبه می‌شود.
نکته: معمولاً قبل از ستون مانده، ستونی هم برای تشخیص نوع مانده در نظر گرفته می‌شود. و اینکه مانده حساب از نوع بدهکار یا بستانکار است که به صورت «بد» و «بس» نوشته می‌شود.
توصیه می‌کنیم مقاله “چگونه دفاتر قانونی بنویسیم” را نیز مطالعه کنید.
برای فک پلمپ دفاتر قانونی به چه مدارکی نیاز داریم؟
از آنجایی که نگرفتن یا فک پلمپ دفاتر قانونی، یک نوع تخلف حساب می‌شود. دانستن شرایط مورد نیاز برای گرفتن پلمپ این دفاتر خالی از لطف نیست.
برای اشخاص حقوقی
- کپی شناسنامه و کارت ملی مدیر عامل و مهر شرکت
- کمیل فرم اظهارنامه مالیاتی دریافتی از اینترنت
- کپی روزنامه تاسیس شرکت
- کپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی
برای اشخاص حقیقی
- تکمیل فرم اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضا شده دریافتی از اینترنت
- کپی کارت ملی متقاضی
- کپی پروانه کسب یا مجوز فعالیت کسبی
- وکالتنامه یا معرفی نامه برای نماینده در صورتی که وکیل یا نماینده قانونی برای پلمپ دفاتر معرفی شده باشد
استفاده از مشاوران مالیاتی
با استناد از مطالب گفته شده در این مقاله، می‌توان به این درک رسید که هرگونه بی‌توجهی و کم‌دقتی در ثبت تحریر دفاتر قانونی، می‌تواند سبب وقوع مشکلات غیرقابل پیش بینی شود. برای همین، پیشنهاد ما به شما عزیزان این است که قبل از ثبت هر نوع رویداد مالی در دفاتر قانونی ذکر شده در متن، از مشاوران مالیاتی و متخصصان این حوزه کمک بگیرید. تنها کافی است برای استفاده از بهره گیری انواع خدمات حسابداری، از طریق دکمه زیر راه های ارتباطی این مجموعه را برگزینید و درخواست خدمات حسابداری و مالی خود را اعلام نمایید.
تاخیر در تحریر دفاتر قانونی
زمان ارائه و تحریر دفاتر قانونی نهایتا در پایان هر سال مالی است که می توان نسبت به تاخیر دو هفته ای از زمان وقوع عملیات تا زمان ثبت طبق قانون تحریر دفاتر نسبت به تحریر آن اقدام نمود. کلیه صاحبان شرکتها و مشاغل وظیفه دارند که قبل از شروع سال مالی نسبت به پلمپ دفاتر قانونی با مراجعه به سایت ثبت شرکتها اقدام نمایند و پس از شروع سال مالی نسبت به ثبت و نگهداری حسابها اقدانم نمایند. پیشگیری از ارائه دادن دفاتر قانونی به سازمان امور مالیاتی باعث قرار گرفتن جریمه ای ۲۰% برای مالیات دهندگان خواهد شد. اگر صاحبان شرکتها دفاتری را تحویل دهند، ولی از سمت سازمان امور مالیاتی رد شده و قابل قبول نباشد و به نوعی کتمان درآمدهای کسب و کار مربوطه محرز گردد شامل جریمه ای ۱۰% خواهند شد.
خواندن مقاله پلمپ دفاتر قانونی ۱۴۰۱ کمک بسیاری به شما می‌کند.
